Matka- ja kulukorvausten hakeminen yhdistykseltä

Kilometri- ja kulukorvaukset Yhdistysavain-sovelluksen kautta

1.1.2019 alkaen SGY:ssä otetaan käyttöön Yhdistysavaimen kulukorvaussovellus kilometri- ja kulukorvausten maksamisessa. 

Kulukorvauksia syntyy esimerkiksi toimihenkilöille ja näyttelyjärjestäjille toimistotarvikkeiden, näyttelyissä tarjottavien ruokien ym. ostoista. Kilometrikorvauksia taas maksetaan tyypillisesti tuomareille tuomarointimatkoista. Sovelluksen tarkoituksena on helpottaa rahastonhoitajan työtä ja helpottaa tositteiden toimittamista.

Tehdäkseen kulukorvaushakemuksia jäsen tarvitsee puhelimeensa ilmaisen Yhdistysavain-sovelluksen, joka on ladattavissa Googlen Play-kaupasta tai Appstoresta. 


Sovelluksen lataaminen ja käyttöönotto

Mene Googlen Play-kauppaan (Android) tai Appstoreen (iOS). Lataa sieltä ilmainen Yhdistysavain-sovellus. Alta löydät kuvalliset ohjeet sovelluksen käyttämiseen.

1. Näkymä Googlen Play-kaupassa. Lataa sovellus puhelimeesi.
3. Kirjaudu sitten sisään niillä tunnuksilla, joilla kirjautuisit SGY:n jäsensivuille. Tunnuksesi on se sähköpostiosoite, jonka olet ilmoittanut SGY:n jäsenrekisteriin. Salasanasi on se salasana, jota käytät kirjautuessasi Jäsensivuille. Mikäli olet unohtanut tunnukset, ota yhteyttä jasensihteeri@gerbiiliyhdistys.fi.
2. Kirjoita ensin sivuston osoite, mille haluat kirjautua. SGY:llä se on www.gerbiiliyhdistys.fi.
4. Kun olet kirjautunut onnistuneesti, sovelluksen aloitusnäyttö näyttää jotakuinkin tältä.

Kulukorvausten haku

Klikkaa aloitusnäytön kohtaa "Kuvaa kuitti". Salli tarvittaessa sovelluksen käyttää puhelimesi kameraa ja ota kuva kuitista. Kiinnitä kuvatessasi huomiota kuvan valaistukseen ja siihen, että kuitista saa vaivattomasti selvää (kuvassa oleva kuitti saisi olla suorempi niin, ettei kuvaan jäisi varjoa taitoksesta johtuen).

1. Täytä vaaditut kentät huolellisesti. Kirjaa päiväykseksi ostopäivä, summa, ostopaikka ja lyhyt selite, mitä varten tai mihin tarkoitukseen tarvikkeet on ostettu.
2. Täytä huolellisesti oma tilinumerosi kulukorvauksen maksamista varten. Kun kaikki kohdat on täytetty, lähetä kuitti.

Kilometrikorvausten haku / Matkalasku

Tuomarille kuuluvia matkakulukorvauksia hakiessasi klikkaa aloitusnäkymästä kohtaa "Hae kilometrikorvauksia" ja anna pyydetyt tiedot. Huom! Lisääthän Matkan syy ja reitti-kohtaan myös henkilöturvatunnuksesi tietojen Tulorekisteriin ilmoittamista varten. 

SGY ei toistaiseksi maksa tuomareille päivärahaa.

1. Täytä huolellisesti vaaditut kentät. Kilometrimäärä-kenttään merkitään matkasta kertyneiden kilometrien yhteismäärä ja á-hinta-kenttään 0,20 €/km.
2. Täytä myös tiedot kulkuvälineestä ja kerro lyhyesti matkan syy ja reitti. Lisääthän tähän kohtaan myös henkilöturvatunnuksesi tietojen Tulorekisteriin ilmoittamista varten. Täytä myös tietoihin tilinumerosi ja sen jälkeen lähetä kilometrikorvaushakemus.

Tietojen käsittely ja säilyttäminen

Antamasi tiedot säilyvät Yhdistysavain-palvelussa, ja ne ovat tarvittaessa nähtävissä SGY:n kotisivujen pääkäyttäjille (tavallisesti puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, jäsensihteerille ja rahastonhoitajalle), mutta vain rahastonhoitaja käsittelee annettuja tietoja. Tiedot säilytetään lisäksi yhdistyksen kirjanpidossa seuraavan 10 vuoden ajan.

Tarvittaessa voit itse tarkastella lähettämiäsi tietoja sekä niiden käsittelyä aloitusnäytön Lähetetyt-kohdasta.



Lisätietoja sovelluksesta / Ongelmatilanteet

Sovelluksen käytöstä annetaan ohjeita myös Yhdistysavaimen sivulla. 

Lisätietoja ja ohjeita kulukorvaussovelluksen käytöstä antaa tarvittaessa myös SGY:n rahastonhoitaja (rahastonhoitaja(a)gerbiiliyhdistys.fi).

Mikäli kulukorvaussovelluksen käytössä on ongelmia tai olet estynyt käyttämään sovellusta, voit toimittaa kuvan kuitista rahastonhoitajalle sähköpostitse (osoite yllä). Kilometrikorvausta haetaan omalla matkalaskulomakkeella (jonka löydät kotisivujen Lomakkeet -sivulta), joka skannataan rahastonhoitajalle.




Kulu- ja kilometrikorvauksissa on 2 kuukauden maksatusaika

Matkakulukorvaukset tulee hakea SGY:ltä 2 kuukauden kuluessa kulujen syntymisestä tai loka-joulukuussa syntyneiden kulujen kohdalla viimeistään 31.12. mennessä. Jatkossa myös muut kulukorvaukset tulee anoa vastaavassa aikataulussa tai niiden maksamisesta voidaan kieltäytyä.

Päivitetty viimeksi 8.2.2020